ROBINSAUTOMATISIERUNGSLÖSUNGEN

Datenschutz­erklärung

Welche Daten ich verarbeite, wofür und wie lange – und wo KI mithilft. Vollständig im Text, und Roti fasst dir jeden Abschnitt in einem Satz zusammen.

Zum KI-Kapitel

Stand: [TT.MM.JJJJ]

Logo: Rotkehlchen Roti mit einem kleinen Roboter

01Auf einen Blick

Diese Datenschutzerklärung informiert dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website und bei der Zusammenarbeit mit mir verarbeitet werden. Personenbezogen sind alle Informationen, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst, etwa Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Ich verarbeite nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck nötig sind. Ich verkaufe keine Daten, setze keine Werbe-Tracker ein und erstelle keine Nutzungsprofile.

02Verantwortlicher

Verantwortlich
[Vorname Nachname]
Robins Automatisierungslösungen
Anschrift
[Straße Nr.]
[PLZ Ort]
Deutschland
E-Mail
kontakt@robinautomations.de
Telefon
[+49 …]

Ein Datenschutzbeauftragter ist für mein Einzelunternehmen gesetzlich nicht vorgeschrieben (§ 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte direkt an mich.

03Hosting und Logfiles

Diese Website wird bei [Hosting-Anbieter, Anschrift] betrieben. Beim Aufruf speichert der Server automatisch Informationen, die dein Browser übermittelt:

  • IP-Adresse (gelöscht nach [7] Tagen)
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
  • Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

04Cookies und Schriften

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Speichertechniken, die für Darstellung und Funktion der Seite erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt, eine Einwilligung ist daher nicht nötig.

Die Schriftarten werden lokal von diesem Server geladen. Beim Seitenaufruf entsteht keine Verbindung zu externen Schriftanbietern.

05Kontaktaufnahme

Wenn du mich per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular erreichst, verarbeite ich deine Angaben (z. B. Name, Firma, Kontaktdaten und dein Anliegen), um deine Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf einen Vertrag oder ein Angebot abzielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Anfrage wird gelöscht, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für Terminbuchungen nutze ich [Tool – oder Absatz löschen].

06Kundenprojekte

Wenn ich für dich Automatisierungen einrichte, verarbeite ich Daten aus deinem Unternehmen, etwa Kontakt- und Rechnungsdaten oder Inhalte aus deinen Werkzeugen (E-Mail, Kalender, CRM, Tabellen).

Deine Daten als Kunde

Daten zu dir als Vertragspartner verarbeite ich zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie der Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Daten deiner Kunden und Mitarbeitenden

Verarbeite ich in deinem Auftrag personenbezogene Daten Dritter, handle ich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dafür schließen wir vor Projektbeginn einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), in dem alle Unterauftragsverarbeiter aufgeführt sind, auch die KI-Dienste.

07Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Im Verlauf meiner Arbeit nutze ich KI-Assistenten. Sie helfen mir, schneller und gründlicher zu arbeiten. Die fachlichen Entscheidungen und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben bei mir. Ich lege das offen, weil du wissen sollst, wie deine Lösung entsteht.

Welche Werkzeuge ich einsetze

WerkzeugAnbieterWofür
ClaudeAnthropic, [Vertragspartner laut deinen Anthropic-Bedingungen]Entwürfe für Workflows und Skripte, Fehlersuche, Konzepte, Texte und Dokumentation
GeminiGoogle Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, IrlandRecherche, Zusammenfassungen, Strukturierung von Anforderungen, Bild- und Textentwürfe

Wie ich dabei mit deinen Daten umgehe

  • So wenig wie möglichIch gebe nur ein, was für die konkrete Aufgabe nötig ist. Wo es geht, arbeite ich mit Beispiel- oder Platzhalterdaten statt echter Datensätze.
  • Keine sensiblen DatenGesundheitsdaten und andere besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO), Passwörter, Zugangsschlüssel und Bankdaten gebe ich nicht in KI-Dienste ein.
  • Kein Training mit deinen DatenIch nutze geschäftliche Tarife bzw. API-Zugänge, bei denen Eingaben laut Anbieterbedingungen nicht zum Training der Modelle verwendet werden. [für deine Tarife prüfen]
  • Ein Mensch prüft allesJedes KI-Ergebnis prüfe, teste und passe ich an, bevor es in deine Systeme gelangt. Automatisierte Entscheidungen über Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

Rechtsgrundlage

Betrifft der Einsatz Daten zu dir als Kunde, erfolgt er zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und aufgrund meines berechtigten Interesses an effizienter, hochwertiger Projektarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten deiner Kunden oder Mitarbeitenden verarbeite ich ausschließlich auf Grundlage des AVV und deiner Weisungen. Die KI-Anbieter sind dort als Unterauftragsverarbeiter benannt.

Übermittlung in Drittländer

Die Anbieter oder deren Dienstleister können Daten auch in den USA verarbeiten. Das geschieht auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter dort zertifiziert ist, andernfalls auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Deine Wahl

Wenn du nicht möchtest, dass in deinem Projekt KI-Dienste eingesetzt werden – oder nur ohne personenbezogene Daten –, sag es mir vor Projektbeginn. Wir halten das dann im Vertrag fest. Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du außerdem jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

08Weitere Empfänger

Neben den genannten Diensten setze ich folgende Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder auf gesetzlicher Grundlage:

  • E-Mail-Anbieter: [Anbieter]
  • Automatisierungs-Plattformen in Kundenprojekten: [n8n, Make, Zapier …]
  • Buchhaltung und Steuerberatung: [Software / Steuerbüro]

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn ich gesetzlich dazu verpflichtet bin oder du eingewilligt hast.

09Speicherdauer

Ich speichere personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Projektdaten lösche oder übergebe ich nach Abschluss des Auftrags gemäß AVV. Rechnungen und geschäftsrelevante Unterlagen bewahre ich nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (in der Regel sechs bzw. acht Jahre, § 257 HGB, § 147 AO). Eingaben in KI-Dienste unterliegen zusätzlich den Löschfristen der jeweiligen Anbieter.

10Deine Rechte

Du hast mir gegenüber jederzeit folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

  • AuskunftArt. 15 DSGVO
  • BerichtigungArt. 16 DSGVO
  • LöschungArt. 17 DSGVO
  • EinschränkungArt. 18 DSGVO
  • DatenübertragbarkeitArt. 20 DSGVO
  • WiderspruchArt. 21 DSGVO

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose E-Mail an kontakt@robinautomations.de genügt.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts oder am Ort meines Unternehmenssitzes. Für mich zuständig ist: [Datenschutzbehörde deines Bundeslandes].

11Sicherheit

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung, erkennbar am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile. In Projekten setze ich technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, etwa Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Datenträger und getrennte Zugänge pro Kunde.

12Änderungen

Ich passe diese Datenschutzerklärung an, wenn sich meine Arbeitsweise, die eingesetzten Werkzeuge oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Hinweis zur Vorlage: Diese Datenschutzerklärung ist ein Entwurf und ersetzt keine Rechtsberatung. Ersetze alle markierten Platzhalter und lass sie vor der Veröffentlichung prüfen. Wichtig: Hoste die Schriften Montserrat und Source Serif 4 im Livebetrieb selbst, sonst stimmt Abschnitt 04 nicht. Rotis Kurzfassungen dienen nur der Orientierung.